Rất nhiều chủ doanh nghiệp than rằng nhân sự “không chủ động”, “không biết ưu tiên”, “làm nhiều mà không ra kết quả”. Nhưng nếu nhìn kỹ, vấn đề không chỉ nằm ở nhân sự. Vấn đề nằm ở phong cách quản trị: doanh nghiệp đang vận hành theo kiểu phản ứng, chứ không phải theo một hệ thống thực thi rõ ràng.
4DX – Four Disciplines of Execution – là một cách tiếp cận quản trị tập trung vào việc biến chiến lược thành hành động mỗi ngày. Điều khiến 4DX trở nên đáng chú ý không phải là lý thuyết mới mẻ, mà là cách nó buộc doanh nghiệp phải trả lời những câu hỏi rất cơ bản: thực ra mình đang muốn đạt cái gì, mình sẽ đo cái gì mỗi ngày, và ai chịu trách nhiệm cho điều đó.
Với những “khổ chủ” đang bị ngập trong việc, phong cách quản trị 4DX có thể xem như một cú chỉnh mạnh: bớt nói về “tầm nhìn”, bớt tung thêm mục tiêu, và bắt đầu kỷ luật hoá cách thực thi.
1. Tập trung vào mục tiêu “cực kỳ quan trọng” thay vì làm đủ thứ
Sai lầm phổ biến của nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ là trong cùng một lúc muốn tăng doanh thu, mở thêm sản phẩm, mở thêm chi nhánh, xây thương hiệu, tuyển đội ngũ, tối ưu quy trình… Tất cả đều quan trọng, nhưng khi mọi thứ đều quan trọng thì cuối cùng chẳng có gì được làm đến nơi đến chốn.
Phong cách quản trị 4DX buộc chị phải chọn: trong giai đoạn này, đâu là một hai mục tiêu “cực kỳ quan trọng” – nếu đạt được, mọi thứ khác sẽ dễ hơn rất nhiều. Đó có thể là tăng tỉ lệ giữ chân khách hàng, nâng giá trị đơn hàng trung bình, hoặc chuẩn hóa một quy trình lõi nào đó.
Khi mục tiêu quan trọng đã rõ, mọi thứ khác lui xuống thành phụ. Đội ngũ được giải thoát khỏi cảm giác phải chạy theo mười hướng cùng lúc. Họ biết rõ mình đang đá vào quả bóng nào, chứ không chỉ chạy loanh quanh trên sân.
Với chủ doanh nghiệp, đây cũng là lúc chị phải học cách từ chối bớt ý tưởng mới, bớt thêm việc, bớt đốt năng lượng vào những thứ không trực tiếp phục vụ mục tiêu đó.
2. Đo lường những chỉ số đi trước, không chỉ nhìn kết quả cuối cùng
Phong cách quản trị truyền thống thường chỉ quan tâm đến kết quả: doanh số tháng này là bao nhiêu, lợi nhuận ra sao, tỉ lệ khách quay lại thế nào. Vấn đề là những con số này đều là “chỉ số đi sau”. Khi chúng xuất hiện, mọi việc đã xảy ra rồi, tốt hay xấu đều không thay đổi được.
4DX đề nghị một cách nhìn khác: thay vì chỉ chăm chăm nhìn vào kết quả cuối cùng, hãy tìm ra những chỉ số “đi trước” – những hành động cụ thể nếu được duy trì đều đặn sẽ kéo theo kết quả.
Ví dụ, nếu mục tiêu cực kỳ quan trọng là tăng tỉ lệ khách quay lại, thì chỉ số đi trước có thể là số cuộc gọi chăm sóc sau bán mỗi tuần, tỉ lệ khách được follow trong vòng 7 ngày sau khi mua, hoặc số lỗi dịch vụ được ghi nhận và xử lý trong ngày.
Khi đội ngũ được giao trách nhiệm với những chỉ số đi trước này, mọi người bắt đầu có cái để chủ động. Họ không phải chờ đến cuối tháng mới biết mình “thất bại”, mà mỗi tuần, thậm chí mỗi ngày, đều có cơ hội điều chỉnh.
Với chủ doanh nghiệp, thay đổi lớn nhất ở đây là thôi hỏi nhân sự bằng những câu chung chung kiểu “Sao doanh số em thấp?”, mà bắt đầu hỏi “Tuần này em đã làm đủ số lần chăm khách mà mình đã thống nhất chưa?”. Câu hỏi chuyển từ trách móc sang hành động cụ thể.
3. Làm cho tiến độ trở nên “nhìn thấy được”
Một trong những điểm hay của phong cách quản trị 4DX là yêu cầu đội ngũ phải nhìn thấy được tiến độ của mình thông qua một bảng theo dõi đơn giản, dễ hiểu, giống như bảng điểm trong một trận đấu.
Điều này nghe có vẻ nhỏ, nhưng tác động rất lớn. Khi các chỉ số đi trước và đi sau được thể hiện rõ ràng, mọi người không thể tự lừa mình là “em cũng đang cố lắm” nữa. Họ thấy ngay mình đang ở đâu so với mục tiêu. Cả đội cũng nhìn thấy ai đang kéo, ai đang kéo lại.
Bảng theo dõi đó không nhất thiết phải là phần mềm phức tạp. Một bảng treo ở văn phòng, một tệp Google Sheets hiển thị rõ ràng cho cả đội cũng đủ tạo ra sự thay đổi. Quan trọng là nó được cập nhật thường xuyên, và được xem như một phần của nhịp làm việc, chứ không phải là cái gì làm cho có.
Với chủ doanh nghiệp, điều này giúp chị không còn phải “cảm giác” về tình hình. Chị không cần gọi từng người vào hỏi tình hình, không cần nghe báo cáo miệng dài dòng. Chị chỉ cần nhìn vào bảng là biết chuyện gì đang xảy ra, từ đó chọn đúng chỗ để can thiệp.
4. Tạo nhịp kiểm điểm đều đặn thay vì chỉ họp tổng kết cho… đủ
Rất nhiều nơi chỉ họp khi có vấn đề lớn, hoặc họp tổng kết cho có lệ vào cuối tháng, cuối quý. Lúc đó mọi thứ đã lỡ đà, sửa cũng khó.
Phong cách quản trị 4DX đặt nặng yếu tố nhịp: một cuộc gặp định kỳ, thường là mỗi tuần, rất ngắn và rất tập trung. Mục đích chỉ để trả lời ba câu: tuần vừa rồi chúng ta đã làm gì cho mục tiêu cực kỳ quan trọng, kết quả ra sao, tuần tới mỗi người cam kết làm một hành động cụ thể nào.
Nếu làm đúng, những cuộc gặp này không biến thành buổi kể lể hay đổ lỗi, mà là nhịp giữ cho đội ngũ không bị xao nhãng. Cả team được nhắc nhở liên tục rằng: mình đang chơi một trận game có luật rất rõ, và mỗi tuần đều là một vòng đấu mới.
Với chủ doanh nghiệp, đây cũng là cơ hội để lãnh đạo theo kiểu “đồng hành”: không chỉ giao mục tiêu rồi đứng ngoài, mà đều đặn xuất hiện đúng lúc để giữ nhịp, tháo gỡ, điều chỉnh, nhưng không phải làm thay.
Khi phong cách quản trị 4DX gặp “khổ chủ”
Nghe qua, 4DX có vẻ như một khung quản trị dành cho công ty lớn, nhưng thực tế, những doanh nghiệp nhỏ đang bị rối, bị phân tán, bị chồng chất việc lại là những nơi hưởng lợi rõ nhất nếu áp dụng tinh thần này.
Bởi vì điều mà 4DX yêu cầu không phải là công cụ phức tạp, mà là sự dứt khoát của người đứng đầu: dám chọn ít mục tiêu hơn, dám nói không với việc phát sinh, dám yêu cầu đội ngũ cam kết với vài hành động rõ ràng thay vì mười việc làm cho có.
Leave a Reply