Có một buổi tối tôi tin là nhiều người chủ doanh nghiệp đều từng trải qua.
Gần mười một giờ khuya. Đèn trong nhà đã tắt gần hết, cả nhà đã ngủ, chỉ còn một mình bạn ngồi đó với cái màn hình còn sáng. Việc trong ngày vẫn chưa hết. Điện thoại thi thoảng lại lóe lên vì một tin nhắn của khách gửi riêng, một câu hỏi mà đáng lẽ ai đó trong đội của bạn đã có thể trả lời. Bạn xoa mặt, và trong đầu chạy đúng một câu hỏi, cái câu hỏi mà đêm nào cũng quay lại: tại sao đã tuyển thêm người rồi mà mọi thứ vẫn cứ dồn hết về bạn.
Tôi gặp câu hỏi này ở gần như mọi chủ doanh nghiệp đang tăng trưởng. Nghịch lý lắm. Doanh thu đi lên, đội ngũ đông thêm, danh thiếp in thêm chức vụ cho nhân viên, vậy mà người chủ thì càng ngày càng bận, chứ không hề nhẹ đi một chút nào. Sau nhiều năm nhìn đi nhìn lại, tôi tin bài toán này có hai nửa. Và nếu bạn chỉ giải được một nửa, bạn sẽ mãi mãi mắc kẹt trong cái buổi tối mười một giờ khuya ấy.
Nửa thứ nhất: bạn đang tuyển sai người, hoặc tuyển mà chưa rõ mình cần ai
Rất nhiều người chủ tuyển người bằng cảm tính, và tôi không trách họ, vì chính tôi cũng từng như vậy.
Thấy một hồ sơ ưa nhìn thì gọi tới. Ngồi nói chuyện thấy hợp tính, thấy dễ chịu, thì gật đầu nhận. Để rồi ba tháng sau lại loay hoay đăng tin tuyển người thay thế, lại đào tạo lại từ đầu, lại mất công mất của. Người mới vào không gánh bớt được việc, thế là mọi thứ lặng lẽ quay về đúng cái bàn của bạn. Bạn tuyển để đỡ vai, hóa ra chỉ chất thêm lên vai một nỗi lo mới.
Đây chính là nửa bài toán mà chị Phạm Thị Thùy An, cố vấn chiến lược nhân sự tại BStar Leader, gọi tên rất chuẩn: bạn phải vẽ được chân dung người mình cần trước khi đăng một dòng tin tuyển dụng nào. Nghe thì đơn giản, nhưng đây là bước gần như ai cũng bỏ qua. Chúng ta hay biết rất rõ mình cần một cái máy pha cà phê loại nào, cần một chiếc xe bao nhiêu chỗ, mà lại mơ hồ một cách kỳ lạ khi tuyển một con người sẽ ngồi cạnh mình mỗi ngày. Chúng ta đăng một cái tin tuyển dụng chung chung, rồi trông chờ vào may rủi, rồi gọi cái may rủi ấy là “duyên”.
Tôi hoàn toàn đồng ý với chị An ở điểm này. Nếu bạn vẫn đang loay hoay ở khâu tuyển đúng người, tôi thành thật khuyên bạn nên đọc kỹ những gì chị Thùy An chia sẻ về cách đọc người và xây đội ngũ, vì đó là cái nền móng. Móng có chắc thì tường mới không nứt. Bạn có thể tham khảo chuyên môn tuyển đúng người của chị tại bstarleader.com.
Nhưng hôm nay, ở bài này, tôi muốn ngồi lại với bạn về nửa còn lại. Cái nửa mà ngay cả khi bạn đã tuyển đúng người rồi vẫn có thể bị bỏ quên. Và nó chính là cái nửa quyết định doanh thu của bạn có phải dán chặt vào một mình bạn hay không.
Nửa thứ hai: người giỏi bước vào một chỗ không có hệ thống thì vẫn phải chạy về hỏi bạn
Bạn hãy tưởng tượng một cảnh thế này.
Bạn vừa tuyển được một người thật sự giỏi, đúng người bạn mơ ước. Ngày đầu tiên họ hào hứng ngồi xuống, mở sổ ra, và bắt đầu hỏi. Quy trình chăm khách nằm ở đâu ạ. Mẫu tư vấn nào là chuẩn để em học theo. Khách cũ của mình lưu trong danh sách nào. Những câu hỏi rất đúng, rất chuyên nghiệp. Nhưng nếu tất cả những thứ đó chỉ nằm gọn trong đầu bạn, thì bạn sẽ phải trả lời từng câu một, ngày này qua ngày khác. Người giỏi tới mấy cũng phải quay lại hỏi bạn từng bước, không phải vì họ kém, mà vì bạn không cho họ chỗ nào để dựa ngoài chính bạn.
Kết cục vẫn thế. Bạn không hề rảnh hơn. Bạn chỉ có thêm một người thông minh để trả lời, thay vì một người vụng về để trả lời. Cái điểm nghẽn vẫn nằm nguyên đó, và cái điểm nghẽn ấy chính là bạn.
Đây là điều tôi đã phải trả giá bằng nhiều năm mới hiểu thấu. Bán hàng không phải năng khiếu trời cho riêng ai, nó là một hệ thống có thể học, có thể lặp lại, và quan trọng nhất là có thể trao cho người khác. Doanh nghiệp cũng vậy. Một công ty mà mọi thứ đều phụ thuộc vào một người giỏi duy nhất thì chưa phải là một công ty, đó chỉ là một cửa hàng một người, dù trên giấy tờ có ghi bao nhiêu đầu nhân sự đi nữa. Và cái cửa hàng một người ấy có một điểm yếu chết người: nó đóng cửa vào đúng cái ngày người đó ốm, người đó mệt, hay người đó chỉ đơn giản là muốn nghỉ.
Ba tầng để công việc thôi dồn về một mình bạn
Sau nhiều năm tự tay dựng đội ngũ từ con số không, tôi rút ra ba tầng cần làm song song với việc tuyển người. Tôi nhấn mạnh chữ song song, vì tuyển người và xây hệ thống không phải hai việc nối đuôi nhau, mà là hai việc phải đi cùng nhau. Bạn không cần làm hết trong một tuần, nhưng bạn cần bắt đầu ngay từ tuần này.
Tầng một, quy trình hóa những việc lặp lại
Bạn hãy để ý những việc bạn phải làm nhiều hơn hai lần một tuần. Đó là những ứng viên đầu tiên để viết thành quy trình, thành các bước rõ ràng, gọn gàng. Khi cách làm được đưa ra ngoài cái đầu của bạn và nằm trên giấy, người mới đọc là làm được, thay vì phải chạy về hỏi bạn. Mỗi quy trình bạn viết ra là một sợi dây bạn tự cởi khỏi cổ mình. Nó không cần cầu kỳ. Nó chỉ cần đủ để người khác làm đúng khi bạn không có mặt.
Tầng hai, dùng công cụ và trí tuệ nhân tạo làm đòn bẩy
Có một sự thật giải phóng mà ít người chủ tận dụng: không phải việc nào cũng cần giao cho một con người. Có những việc bạn nên giao thẳng cho hệ thống. Soạn nội dung, trả lời những câu hỏi lặp đi lặp lại, nhắc lịch, tổng hợp số liệu cuối ngày, những thứ đó máy làm vừa nhanh vừa không biết mệt. Tôi vẫn hay nói vui rằng một người bây giờ hoàn toàn có thể làm việc bằng cả một đội, nếu người ấy biết đặt trí tuệ nhân tạo và công cụ vào đúng chỗ. Khi máy gánh phần việc máy móc, con người của bạn được dồn sức cho đúng những việc chỉ con người mới làm được.
Tầng ba, và quan trọng nhất với doanh thu, là sở hữu danh sách khách hàng của riêng bạn
Đây là tầng mà tôi muốn bạn để tâm nhất, vì nó nối thẳng vào túi tiền của bạn. Nếu khách của bạn chỉ nhắn riêng cho bạn qua tin nhắn cá nhân, thì chính bạn là điểm nghẽn, và cũng chính bạn là chỗ dễ đứt gãy nhất. Bạn nghỉ một ngày là dòng khách nghẽn lại một ngày. Nhưng khi khách hàng nằm trong một danh sách email hoặc Zalo mà cả hệ thống của bạn chăm được, thì doanh thu bắt đầu chạy cả vào những ngày bạn cho phép mình nghỉ ngơi. Danh sách ấy là tài sản thật sự của doanh nghiệp, thứ không biến mất theo một cái điện thoại hay một con người.
Tuần này bạn có thể bắt đầu từ đâu
Tôi biết đọc tới đây có người sẽ thấy choáng, nghĩ rằng phải đập đi xây lại tất cả. Không đâu, và tôi cũng không muốn bạn làm thế.
Tuần này, bạn hãy chọn đúng một việc, cái việc đang khiến khách phải chờ chính bạn, và biến nó thành một quy trình mà người khác làm được mà không cần hỏi. Chỉ một việc thôi. Rồi bạn cứ để ý mà xem. Khi bạn thấy việc ấy chạy trơn tru mà không cần bạn đứng bên cạnh, bạn sẽ lần đầu hiểu được cái cảm giác nhẹ đi thật sự là như thế nào. Và tôi tin, đã nếm cái nhẹ ấy một lần rồi, bạn sẽ tự khắc muốn làm tiếp việc thứ hai, việc thứ ba.
Tuyển đúng người mở ra cánh cửa. Xây hệ thống mới là thứ giữ cho cánh cửa đó không đóng sập lại vào chính bạn. Hai nửa này luôn đi cùng nhau, không tách rời được. Và khi bạn ghép đủ cả hai, doanh thu của bạn cuối cùng cũng thôi phụ thuộc vào chuyện hôm nay bạn có online hay không. Đó, tôi tin, mới là ngày bạn thật sự làm chủ, chứ không phải làm người bận nhất trong công ty của chính mình.
Về chuyên gia được nhắc trong bài: Phạm Thị Thùy An là cố vấn chiến lược nhân sự tại BStar Leader, chuyên sâu về tuyển đúng người, đọc người và xây dựng đội ngũ cho doanh nghiệp. Bạn có thể tìm hiểu thêm về chị tại bstarleader.com.
Leave a Reply