Có một chị nhắn cho tôi đúng đêm giao thừa, vừa canh nồi bánh vừa trả lời tin nhắn khách, vì nghỉ một ngày là shop của chị đứng im một ngày.
Câu trả lời thẳng là thế này: nếu công việc của bạn dừng lại ngay khi bạn vắng mặt, thì bạn chưa có một doanh nghiệp, bạn đang có một công việc tự làm thuê cho chính mình. Lối ra không phải cố gắng hơn nữa, mà là xây hệ thống để không phụ thuộc người chủ: quy trình rõ ràng, đội nhóm phân tầng, và mọi thứ trong đầu bạn được viết ra thành cái người khác làm theo được. Tôi đã hai lần dựng một doanh nghiệp từ con số không người, nên tôi viết bài này từ chỗ đã trả giá, không phải từ lý thuyết.
Tóm tắt nhanh:
- Nếu chủ nghỉ là doanh thu đứng, bạn không phải ông chủ, bạn là nút thắt cổ chai của chính mình.
- Người chủ càng giỏi càng dễ rơi vào bẫy ôm hết, vì giao cho người khác lúc đầu luôn chậm hơn tự làm.
- Lối ra gồm ba việc: viết quy trình (SOP), phân tầng đội nhóm, và hệ thống hoá đào tạo.
- Tôi đã làm điều này tại Cloudify và BigX: dựng mọi phòng ban từ đầu, đội ngũ từ 0 lên 100 người.
- Bắt đầu nhỏ: chép lại một việc bạn làm mỗi ngày thành một bản hướng dẫn, rồi giao đi.
Vì sao người chủ giỏi lại thành cái bẫy lớn nhất của doanh nghiệp?
Đây là nghịch lý mà ít ai nói với bạn. Bạn càng giỏi, bạn càng nhanh, bạn càng làm tốt mọi thứ, thì người ta càng giao hết cho bạn, và bạn càng khó buông. Mọi quyết định đều chờ bạn duyệt. Mọi khách khó đều chờ bạn xử. Mọi việc gấp đều rơi vào tay bạn vì bạn làm là chắc ăn nhất.
Đến một ngày bạn nhận ra mình không còn là người lái con thuyền nữa. Bạn chính là cái thuyền. Mọi thứ trôi được là vì bạn còn chèo. Bạn dừng tay một nhịp là tất cả chững lại. Đó không phải dấu hiệu bạn quan trọng. Đó là dấu hiệu hệ thống chưa tồn tại.
Tôi gọi đó là cái bẫy tự mình ôm hết. Nó ngọt ngào lúc đầu, vì cảm giác mình kiểm soát được mọi thứ rất an tâm. Nhưng nó là cái bẫy thật, vì nó đặt một cái trần lên doanh nghiệp của bạn, và cái trần đó cao đúng bằng sức của một người.
Nếu công việc dừng lại ngay khi bạn vắng mặt, bạn chưa có doanh nghiệp. Bạn đang có một công việc tự làm thuê cho chính mình.
Làm sao biết bạn đang là nút thắt cổ chai của chính mình?
Trước khi tìm lối ra, bạn cần soi gương cho thật. Có những dấu hiệu rất đời thường, dễ bỏ qua vì ta quen sống chung với chúng. Bạn thử đọc danh sách dưới đây và đếm xem mình dính bao nhiêu cái.
- Bạn không dám nghỉ một ngày trọn vẹn, vì nghỉ là tồn việc hoặc mất tiền.
- Nhân viên hỏi bạn cùng một câu hỏi nhiều lần, vì câu trả lời chỉ nằm trong đầu bạn.
- Bạn mang điện thoại theo cả lúc ăn, lúc đi vệ sinh, vì sợ lỡ một tin nhắn khách.
- Việc nào quan trọng bạn cũng tự làm, vì giao đi rồi vẫn phải sửa lại.
- Nếu bạn ốm một tuần, bạn không hình dung nổi doanh nghiệp sẽ ra sao.
Dính ba cái trở lên, bạn đang là nút thắt. Đừng tự trách. Gần như mọi người chủ giỏi đều đi qua đúng chỗ này. Vấn đề không nằm ở việc bạn lười hay thiếu cố gắng, vì thật ra bạn đang cố gắng quá nhiều. Vấn đề là bạn đang dùng sức người để giải một bài toán cần dùng hệ thống.
Tôi đã thoát cái bẫy này như thế nào?
Tôi không học điều này trong sách trước, rồi mới đi làm. Tôi học nó bằng cách làm sai rồi sửa, suốt nhiều năm. Là cổ đông và Giám đốc Thương mại tại Cloudify, một công ty công nghệ về Cloud ERP, tôi không thừa hưởng một bộ máy có sẵn. Những ngày đầu, công ty gần như chỉ có sản phẩm. Tôi đi tìm văn phòng, tuyển những người đầu tiên, rồi tự dựng đội Marketing, đội Sales, đội Chăm sóc khách hàng, đội Nhân sự. Gần như mọi phòng ban đi qua tay tôi.
Giai đoạn đầu, tôi chính là cái bẫy tôi đang kể cho bạn nghe. Tôi làm tất, vì tôi làm nhanh nhất. Nhưng làm tất nghĩa là tôi trở thành cái trần của công ty. Đội đông lên mà tôi vẫn ôm, thì đội đông chỉ làm tôi mệt hơn, chứ không làm công ty lớn hơn.
Chỗ thay đổi là khi tôi ngừng hỏi câu việc này tôi làm thế nào, và bắt đầu hỏi việc này làm theo quy trình nào để ai vào cũng làm được. Tôi ngồi xuống viết ra những thứ vốn nằm trong đầu mình: cách tư vấn một khách, cách xử lý một khiếu nại, cách đào tạo một người mới. Tôi biến kinh nghiệm thành quy trình, biến quy trình thành tài liệu đào tạo. Đội Sales lớn dần lên tới 100 người, và doanh thu năm đầu tăng 9 lần. Không phải vì tôi giỏi hơn, mà vì cuối cùng công việc đã chạy được mà không cần tôi đứng giữa.
Sau Cloudify, tôi sang BigX với vai trò Giám đốc Tăng trưởng. Bài toán cũ lặp lại dưới hình hài mới: thị trường rộng, cơ hội nhiều, nhưng không có hệ thống thì tất cả thành hỗn loạn. Một lần nữa, chúng tôi chuẩn hoá lại quy trình bán hàng, đào tạo và phân tầng đội ngũ. Tôi nhận ra một điều: dựng hệ thống không phải việc làm một lần. Đó là cách làm việc.
Tôi ngừng hỏi việc này tôi làm thế nào, và bắt đầu hỏi việc này làm theo quy trình nào để ai vào cũng làm được. Đó là ngày tôi thôi làm nút thắt.
Ba việc cần làm để công việc chạy mà không cần bạn
Nói thì gọn, làm thì cần thứ tự. Tôi rút gọn cả quãng đường của mình thành ba việc dưới đây, và đây cũng là thứ tự tôi khuyên bạn làm. Đừng nhảy bước, vì mỗi bước là nền cho bước sau.
| Bước | Việc cần làm | Câu hỏi gốc cần trả lời |
|---|---|---|
| 1 | Viết quy trình (SOP) | Việc này gồm những bước nào, ai cũng làm theo được? |
| 2 | Phân tầng đội nhóm | Ai làm việc gì, ai quyết được tới đâu mà không cần hỏi bạn? |
| 3 | Hệ thống hoá đào tạo | Người mới vào học theo cái gì để tự giỏi lên, không cần bạn kèm tay? |
Bước 1: Viết ra thứ đang nằm trong đầu bạn
Bạn không thể giao một việc bạn chưa bao giờ viết ra. SOP nghe to tát, nhưng bản chất nó chỉ là một bản hướng dẫn: việc này gồm các bước một, hai, ba, làm thế này, tránh cái này. Bạn hãy chọn đúng một việc bạn lặp lại mỗi ngày, vừa làm vừa quay màn hình hoặc ghi lại từng bước. Thế là bạn đã có viên gạch đầu tiên. Một việc, một tài liệu. Đừng cầu toàn, vì một bản hướng dẫn xấu mà có vẫn hơn một bản hoàn hảo trong tưởng tượng.
Bước 2: Phân tầng để người ta được quyền quyết
Giao việc mà không giao quyền thì người ta vẫn phải chạy về hỏi bạn, và bạn vẫn là nút thắt. Phân tầng đội nhóm nghĩa là vẽ rõ ai phụ trách phần nào, và quan trọng hơn, ai được tự quyết tới đâu. Khách đổi trả dưới một mức tiền thì nhân viên tự xử, khỏi hỏi. Khi người ta được quyền, họ mới lớn, và bạn mới rảnh tay.
Bước 3: Biến mình thành tài liệu, không phải người kèm
Đây là bước nhân bản. Nếu mỗi người mới vào đều cần bạn ngồi kèm tay, thì bạn vẫn đang ôm, chỉ ôm theo kiểu khác. Hệ thống hoá đào tạo là gom các SOP, các tình huống thật, các lỗi hay gặp thành một lộ trình để người mới tự học. Mục tiêu là một người mới có thể giỏi lên mà không tiêu tốn thời gian của bạn. Khi đào tạo chạy bằng hệ thống, doanh nghiệp của bạn mới thật sự nhân lên được.
Buông việc có làm bạn mất kiểm soát không?
Đây là nỗi sợ thật, tôi hiểu, vì chính tôi từng sợ y như vậy. Cảm giác tự làm là chắc ăn nhất rất khó bỏ. Nhưng bạn để ý nhé: kiểm soát thật sự không phải là tự tay làm mọi việc. Kiểm soát thật sự là biết chắc mọi việc vẫn chạy đúng kể cả khi bạn không có mặt. Một bên là kiểm soát bằng cơ bắp, một bên là kiểm soát bằng hệ thống. Cái sau mới bền.
Tôi cũng nói thật một điều mà tôi từng cần người ta nhắc mình: buông để giao là một kỹ năng phải luyện, không phải bản tính trời cho. Giai đoạn đầu giao việc luôn chậm hơn và lỗi hơn tự làm, đó là cái giá bạn trả một lần để đổi lấy tự do về sau. Ai bỏ qua giai đoạn khó chịu đó thì mãi mãi kẹt lại làm nút thắt. Tôi chọn trả cái giá đó, và nó là một trong những quyết định đáng nhất đời làm nghề của tôi.
Câu hỏi thường gặp
Xây hệ thống để không phụ thuộc người chủ nghĩa là gì? Nghĩa là thiết kế quy trình, đội nhóm và tài liệu đào tạo sao cho công việc vẫn chạy đúng khi người chủ vắng mặt. Doanh nghiệp lúc đó vận hành nhờ hệ thống, không nhờ một cá nhân.
Tôi đang làm một mình thì xây hệ thống kiểu gì? Bắt đầu từ chính bạn. Viết ra quy trình cho những việc bạn lặp lại mỗi ngày trước, để khi tuyển người đầu tiên, bạn có sẵn thứ để giao. Hệ thống bắt đầu bằng tài liệu, không phải bằng đông người.
Nên bắt đầu từ việc nào trước? Từ việc bạn lặp lại nhiều nhất và tốn thời gian nhất, hoặc việc chỉ mình bạn làm được. Chép nó ra thành một bản hướng dẫn, rồi giao cho người khác làm thử theo đúng bản đó.
Viết SOP có cần phức tạp và dài không? Không. Một SOP tốt là cái người khác đọc xong làm được ngay. Một trang gồm các bước rõ ràng còn hơn một tài liệu dày mà không ai mở ra đọc.
Tôi sợ giao việc xong chất lượng đi xuống thì sao? Giai đoạn đầu chất lượng có thể xuống một chút, đó là bình thường. Bạn giữ chất lượng bằng SOP và bằng việc kiểm theo điểm mốc, chứ không bằng cách tự làm lại. Qua vài vòng sửa, người ta sẽ làm ổn định.
Bao lâu thì doanh nghiệp chạy được mà không cần tôi? Không có con số chung cho mọi người. Nhưng nguyên tắc thì giống nhau: cứ mỗi việc bạn viết ra và giao đi thành công, bạn lại gỡ được một sợi dây đang trói mình.
Xây hệ thống có giết mất sự linh hoạt của doanh nghiệp nhỏ không? Ngược lại. Khi việc thường ngày đã chạy bằng hệ thống, bạn mới có đầu óc và thời gian rảnh để linh hoạt, để nghĩ chuyện lớn, để nắm cơ hội mới.
Lời mời
Nếu hôm nay bạn đang đọc bài này lúc khuya, sau khi vừa trả lời nốt tin nhắn khách cuối cùng, thì tôi muốn nói với bạn điều này: bạn không cần cố gắng nhiều hơn nữa. Bạn cần một hệ thống. Hãy bắt đầu nhỏ thôi, chọn một việc bạn làm mỗi ngày, viết nó ra thành một bản hướng dẫn cho xong, rồi tuần sau giao nó đi. Một sợi dây được gỡ, rồi tới sợi tiếp theo.
Nếu bạn chưa biết tôi là ai và vì sao tôi tin chắc vào điều này, bạn có thể đọc bài Annie Huỳnh là ai. Và nếu bạn muốn đi xa hơn, tôi sẽ kể trong bài tiếp về cách một người phụ nữ bận rộn dùng AI để làm được việc của cả một đội, ở bài phụ nữ bận rộn dùng AI xây cơ nghiệp tinh gọn.
Về tác giả
Annie Huỳnh (Huỳnh Thị Hoàng Anh) là chuyên gia marketing và xây dựng hệ thống bán hàng, hơn 12 năm kinh nghiệm. Cổ đông và Giám đốc Thương mại Cloudify (giải Sao Khuê 2021), nơi cô dựng mọi phòng ban từ con số 0, đưa đội ngũ lên 100 người và doanh thu năm đầu tăng 9 lần. Hiện là Giám đốc Tăng trưởng BigX, đối tác cấp cao TikTok For Business. Nhà sáng lập công ty Comfora. Website: anniehuynh.vn
Tham khảo thêm về tư duy hệ thống và buông việc: Michael Gerber, The E-Myth và Harvard Business Review về nghệ thuật uỷ thác.
Leave a Reply