1. Tăng năng suất bằng sự rõ ràng: mục tiêu, kết quả, thời hạn
Rất nhiều nhân viên không lười, họ chỉ… không rõ ràng. Họ không biết chính xác mình phải làm gì, ưu tiên cái nào trước, thế nào là làm tốt, và lúc nào là “xong”.
Nếu không có sự rõ ràng, năng suất sẽ luôn thấp, vì họ vừa làm vừa đoán.
Bạn có thể bắt đầu từ ba thứ:
- Mỗi vị trí chỉ nên có một mục tiêu chính trong giai đoạn (ví dụ 1 tháng hoặc 1 quý).
- Mỗi đầu việc đều trả lời được ba câu hỏi: Làm để làm gì? Khi nào xong? Kết quả nhìn thấy được là gì?
- Luôn có “mẫu kết quả” (ví dụ một báo cáo mẫu, một bài viết mẫu, một quy trình mẫu) để họ hình dung chính xác.
Khi nhân viên biết rõ mình phải chạy về đâu, họ sẽ bớt hỏi vặt, bớt làm sai, bớt mất thời gian chỉnh sửa. Chỉ riêng chuyện này đã có thể kéo năng suất lên rất nhiều.
2. Tăng năng suất bằng cách thiết kế lại công việc, không phải thúc người
Một sai lầm rất phổ biến là: năng suất thấp thì… hô hào “cố lên, tập trung lên, chăm chỉ lên”. Cách đó chỉ có tác dụng vài ngày rồi đâu lại vào đó.
Năng suất cao đến từ thiết kế công việc thông minh, chứ không phải hô khẩu hiệu.
Bạn có thể xem lại ba điểm sau:
Thứ nhất, bớt việc linh tinh.
Những báo cáo không ai đọc, các cuộc họp không ra quyết định, những việc “làm cho có” – tất cả đều ăn cắp thời gian của nhân viên. Bạn dám cắt bỏ bao nhiêu thứ không cần thiết, thì thời gian họ dành cho việc tạo ra tiền thật càng nhiều.
Thứ hai, gom việc theo khối.
Thay vì để nhân viên cứ bị cắt ngang bởi tin nhắn, điện thoại, việc vặt, hãy giúp họ có những “block thời gian” để làm sâu một việc: buổi sáng chỉ xử lý khách hàng, buổi chiều chỉ làm nội dung, cuối ngày mới tổng hợp báo cáo. Nhảy việc liên tục là kẻ thù của năng suất.
Thứ ba, đúng người – đúng việc.
Có những việc mang tính chi tiết, có những việc mang tính sáng tạo, có việc cần giao tiếp nhiều. Nếu bạn xếp sai người vào sai loại việc, năng suất luôn thấp dù họ có cố gắng thế nào. Hãy nhìn lại xem có ai đang phải gồng mình làm việc trái với điểm mạnh của họ không.
3. Tăng năng suất bằng tiêu chuẩn và huấn luyện, không phải “soi lỗi”
Nhiều chủ doanh nghiệp chỉ xuất hiện khi có lỗi: sai thì bị mắng, làm hỏng thì bị nhắc. Cách này lâu dài làm nhân viên… sợ trách nhiệm, sợ nhận thêm việc, chứ không hề tăng năng suất.
Muốn người khác làm tốt hơn, bạn cần hai thứ song song: tiêu chuẩn rõ và huấn luyện đều.
Tiêu chuẩn rõ là gì?
Là cả đội đều hiểu “làm cho xong” và “làm cho tốt” khác nhau thế nào. Là mọi người biết thế nào là đúng format, đúng thời gian, đúng mức độ chi tiết. Khi tiêu chuẩn được nói rõ và nhắc lại liên tục, năng suất tăng không phải vì họ làm nhiều hơn, mà vì họ làm đúng ngay từ đầu.
Huấn luyện đều là gì?
Không phải là chờ có vấn đề mới gọi vào “dằn mặt”. Mà là những buổi 1–1 ngắn, những góp ý rất cụ thể: “Lần sau em làm bước này sớm hơn một ngày thì cả team đỡ bị dồn việc”, hoặc “Nếu em dùng mẫu này, em sẽ làm nhanh hơn 30%”. Những chỉnh nhỏ nhưng liên tục mới là thứ kéo năng suất lên.
Khi nhân viên cảm thấy mình đang được nâng lên, không chỉ bị “soi”, họ sẽ chủ động hơn, dám nhận thêm trách nhiệm hơn – và đó chính là lúc năng suất bắt đầu thay đổi thật.
Nếu bạn muốn kéo năng suất đội ngũ lên một cách bài bản, không chỉ dựa vào “cảm hứng” hay “hô khẩu hiệu”, bạn sẽ cần một bức tranh lớn hơn: ai làm gì, ưu tiên cái gì, hệ thống theo dõi ra sao, và vai trò của bạn ở đâu trong đó.
Đó cũng chính là lý do mình nói nhiều về việc xây một “bản đồ” cho chủ doanh nghiệp, để bạn không phải chạy theo chữa cháy từng ngày, mà biết rõ cần siết chỗ nào, buông chỗ nào, và trao quyền ra sao để cả công ty cùng chạy nhanh hơn – chứ không phải chỉ một mình bạn.
Leave a Reply