Rất nhiều chủ doanh nghiệp bước vào kinh doanh với một năng lượng rất lớn: sẵn sàng làm tất cả, học tất cả, tự tay kiểm soát mọi thứ. Và ở giai đoạn đầu, điều đó đôi khi giúp công ty tồn tại được.
Nhưng cũng chính cách làm đó, khi kéo dài quá lâu, lại trở thành nguyên nhân khiến chủ trở thành “khổ chủ”: ngày nào cũng bận, nhưng doanh nghiệp không thật sự lớn lên. Càng có nhiều khách, chủ càng mệt. Càng có nhiều việc, chủ càng bị kéo vào sâu hơn.
Điểm chung của những doanh nghiệp kiểu này là: họ không vận hành theo một mô hình quản lý doanh nghiệp rõ ràng. Mọi thứ đều xoay quanh cá nhân người sáng lập. Không có cấu trúc, không có đường đi, không có ranh giới cụ thể giữa ai làm gì, chịu trách nhiệm đến đâu.
Nếu bạn muốn thoát khỏi vòng xoáy đó, bạn cần một mô hình quản lý doanh nghiệp phù hợp, dù doanh nghiệp bạn đang còn nhỏ.
Mô hình “chủ làm tất” – cái bẫy quen thuộc của doanh nghiệp nhỏ
Hầu hết doanh nghiệp nhỏ đều bắt đầu bằng mô hình này: chủ là trung tâm của mọi thứ. Chủ lo bán hàng, chủ lo tuyển người, chủ tự sửa quy trình, chủ trực tiếp xử lý mọi vấn đề với khách.
Ở giai đoạn đầu, điều này có vẻ hợp lý. Chủ hiểu sản phẩm nhất, làm nhanh nhất, ra quyết định cũng nhanh nhất. Nhưng mô hình này có một giới hạn rất rõ: doanh nghiệp chỉ lớn được đến mức giới hạn thời gian, sức khỏe và tinh thần của chính người chủ.
Khi doanh thu tăng lên một chút, nhân sự bắt đầu nhiều hơn, số lượng đầu việc và vấn đề cũng phình theo. Từ một điểm nào đó trở đi, bạn sẽ nhận ra: chính mình đang là điểm nghẽn của doanh nghiệp. Mô hình “chủ làm tất” không phải là một mô hình quản trị doanh nghiệp, mà chỉ là giai đoạn tạm thời. Nếu không sớm chuyển sang mô hình khác, “khổ chủ” là điều chắc chắn.
Mô hình quản lý theo chức năng – bước chuyển đầu tiên để bớt ôm việc
Đây là mô hình đơn giản nhất nhưng đã đủ giúp nhiều chủ doanh nghiệp thở được. Thay vì để mọi thứ đổ dồn về một người, bạn bắt đầu chia công ty thành các nhóm chức năng cơ bản: bán hàng, marketing, vận hành, chăm sóc khách, tài chính.
Không cần phải cầu kỳ với sơ đồ tổ chức đẹp đẽ. Điều quan trọng là mỗi chức năng có một người chịu trách nhiệm chính, và người đó hiểu rất rõ điều mình phải chịu trách nhiệm là gì.
Ở mô hình quản lý theo chức năng, câu hỏi quan trọng nhất là: ai chịu trách nhiệm cuối cùng cho kết quả của từng mảng? Khi trả lời được câu hỏi này và thiết kế lại cách giao việc, bạn sẽ giảm được rất nhiều “việc vặt” đang vô thức đổ về mình.
Mô hình này phù hợp với doanh nghiệp trong giai đoạn 1–3 năm đầu, khi bạn chưa có quá nhiều tầng quản lý, nhưng cũng không thể để mọi thứ lộn xộn như lúc mới bắt đầu.
Mô hình quản lý theo quy trình – không còn chạy bằng cảm hứng
Khi bạn đã có các nhóm chức năng cơ bản, bước tiếp theo là nhìn lại doanh nghiệp dưới góc nhìn quy trình: từ lúc khách hàng biết đến bạn cho đến khi họ trả tiền và quay lại mua lần hai, doanh nghiệp của bạn đã làm những gì, theo thứ tự ra sao.
Mô hình quản trị doanh nghiệp theo quy trình không phải là vẽ vài cái sơ đồ rồi để đó. Nó là cách bạn trả lời rõ ràng cho từng câu hỏi:
Khi có một khách hàng mới, ai là người chạm vào khách đầu tiên?
Thông tin được ghi nhận ở đâu?
Ai là người theo sát đến lúc chốt được đơn?
Sau khi khách mua xong, ai là người chịu trách nhiệm chăm sóc?
Khi bạn quản lý theo quy trình, bạn bắt đầu nhìn thấy chỗ nào tắc, chỗ nào rò rỉ, chỗ nào làm đi làm lại mà không tạo ra nhiều giá trị. Mỗi cuộc họp không còn là chỗ để kể khổ, mà là nơi nhìn vào quy trình và sửa đúng điểm nghẽn.
Mô hình quản lý doanh nghiệp theo quy trình giúp bạn giảm lệ thuộc vào con người cụ thể, vì nhiều bước đã được chuẩn hóa. Người này nghỉ, người khác vẫn có thể tiếp quản nhờ có quy trình rõ ràng.
Mô hình quản lý theo mục tiêu – khi bạn muốn đội ngũ tự chạy, không phải bị kéo
Một câu hỏi mà rất nhiều chủ doanh nghiệp nghe quen tai: “Sếp ơi, việc này làm tới đâu là được ạ?” Câu hỏi đó cho thấy nhân sự không hiểu rõ mục tiêu, chỉ đang làm cho xong nhiệm vụ.
Mô hình quản trị theo mục tiêu (dù bạn dùng KPI, OKR hay cách gọi nào khác) là bước tiếp theo sau khi đã có chức năng và quy trình. Khi đó, mỗi người, mỗi phòng ban không chỉ biết mình phải làm gì, mà còn biết vì sao mình làm việc đó, mục tiêu cuối cùng là gì, và mình sẽ bị đánh giá dựa trên điều gì.
Điểm khác biệt của mô hình quản lý theo mục tiêu là: bạn không còn phải đứng sau lưng nhắc từng việc. Bạn dành thời gian để thống nhất mục tiêu, sau đó tập trung theo dõi chỉ số, hỗ trợ khi có vấn đề, thay vì nhảy vào làm thay.
Đối với chủ doanh nghiệp nhỏ, chỉ cần làm được một bước đơn giản là: mỗi người một mục tiêu rõ ràng cho tháng này hoặc quý này – đã đủ để kéo năng suất và tinh thần trách nhiệm lên rất nhiều.
Không có mô hình hoàn hảo, chỉ có mô hình phù hợp với giai đoạn
Nhiều người đọc về các mô hình quản lý doanh nghiệp của các tập đoàn lớn rồi cố gắng bê nguyên về áp dụng, và nhanh chóng… bối rối. Không phải mô hình đó sai, mà là doanh nghiệp của bạn đang ở giai đoạn khác, quy mô khác, nguồn lực khác.
Điều bạn cần không phải là một mô hình hoành tráng. Điều bạn cần là một cách tổ chức đủ rõ ràng để:
Bạn không còn là chỗ phải xử lý mọi thứ.
Nhân sự biết mình đang ở đâu, phải làm gì, chịu trách nhiệm với điều gì.
Doanh nghiệp có thể tăng thêm khách mà không khiến cả hệ thống sụp xuống.
Muốn làm được điều đó, bạn cần một bản đồ tổng thể về cách mình đang quản lý doanh nghiệp, thay vì chỉ nhìn từng mảng rời rạc. Đó cũng là lý do một số chủ doanh nghiệp tìm đến những tài liệu mang tính hệ thống, như “Bản đồ chiến lược cho chủ doanh nghiệp mới” – không phải để học thêm lý thuyết, mà để có một khung rõ ràng soi lại mọi thứ đang làm: mô hình quản lý, cách trao quyền, cách thiết kế quy trình, cách đặt mục tiêu.
Bởi vì ở một thời điểm nào đó, câu hỏi quan trọng không còn là “mình có cố gắng đủ chưa”, mà là “mình có đang quản lý doanh nghiệp theo một mô hình giúp mình thoát khỏi cảnh khổ chủ hay chưa”.
Leave a Reply