Nếu bạn là chủ doanh nghiệp, chắc bạn đã từng có những ngày mở báo cáo doanh số mà thấy choáng. Số thì không đạt, khách hàng kêu than, nhân viên sales thì lúc nào cũng bận, nhưng hỏi kỹ thì không rõ họ bận cái gì. Cảm giác giống như bạn đang lái một chiếc xe mà bảng đồng hồ không hiển thị gì: không biết chạy nhanh hay chậm, hết xăng chưa, nhiệt độ máy thế nào.
Quản lý đội ngũ bán hàng không chỉ là đặt chỉ tiêu và nhắc nhở. Đó là một hệ thống, trong đó có cách tổ chức con người, cách đặt mục tiêu, cách theo dõi tiến độ và cả cách phản hồi, huấn luyện. Nếu bạn cứ quản lý theo cảm tính, “thấy ai lười thì nói, thấy ai giỏi thì khen”, thì sớm muộn gì hiệu suất cũng chạm trần.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi qua ba phương án quản lý team sales mà rất nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ đang áp dụng. Bạn sẽ thấy mình đang ở phương án nào, và cần chuyển dịch sang đâu để bớt mệt mà doanh số vẫn ổn định, thậm chí tăng lên.
Chủ bám sát từng người, nói miệng là chính
Đây là cách làm quen thuộc nhất. Chủ doanh nghiệp là người hiểu sản phẩm, hiểu khách hàng, từng tự tay đi bán, nên rất tự tin vào khả năng sales của mình. Khi có đội ngũ, chủ vẫn giữ thói quen đó: gọi điện hỏi từng người hôm nay chăm bao nhiêu khách, chốt được mấy đơn, vướng ở đâu. Nếu thấy nhân viên lơ là thì nhắn nhủ, nếu thấy ai làm tốt thì thưởng nóng.
Ở giai đoạn đầu, mô hình này có thể cho cảm giác “rất sống”, rất gần gũi và linh hoạt. Bạn nói gì, nhân viên nghe nấy, thay đổi chiến thuật rất nhanh. Nhưng càng về sau, bạn sẽ nhận ra vài vấn đề: mọi thứ đều phải qua bạn, nhân viên không thật sự chủ động, và bạn không thể lúc nào cũng có mặt để “truy bài” từng người.
Điều nguy hiểm là cách quản lý bằng lời nói như vậy không để lại dấu vết. Bạn không có dữ liệu để xem xu hướng, không biết chính xác chuyện gì đang diễn ra theo thời gian. Tới lúc doanh số tụt, bạn chỉ có thể trách “do thị trường”, “do anh em không cố gắng” mà không nhìn thấy được nguyên nhân gốc.
Phương án này giống như việc bạn chạy bộ cạnh từng sales mỗi ngày để họ không dừng lại. Nhưng bạn không thể chạy cùng họ mãi được.
Quản lý bằng chỉ tiêu và cơ chế thưởng phạt
Bước chuyển tiếp của nhiều doanh nghiệp là chuyển từ “nhắc miệng” sang “quản bằng con số”. Mỗi tháng, mỗi quý, chủ đưa xuống một bộ chỉ tiêu cho đội sales: doanh số, số hợp đồng, số khách mới, tỉ lệ chốt. Đi kèm với đó là cơ chế thưởng, phạt, thậm chí là cắt hợp đồng nếu không đạt.
Cách làm này giúp mọi thứ rõ ràng hơn. Nhân viên biết mình phải chạy đến đâu, công ty cũng dễ dự báo dòng tiền. Các buổi họp tuần, họp tháng bắt đầu xoay quanh các bảng số: ai đạt, ai thiếu, ai vượt. Ít nhất, mọi người không còn làm việc hoàn toàn theo cảm tính.
Tuy nhiên, nếu chỉ dừng ở mức “đặt chỉ tiêu và chờ kết quả cuối tháng”, bạn vẫn đang quản lý team sales theo kiểu… nhìn gương chiếu hậu. Tới cuối kỳ, bạn mới biết ai làm tốt, ai làm kém. Bạn không kịp can thiệp trong quá trình. Đến lúc doanh số tụt, đã quá muộn để sửa.
Một hệ quả khác là nhân viên dễ bị áp lực theo kiểu “chết chìm một mình”. Họ nhận chỉ tiêu, tự bơi, không có cơ chế hỗ trợ, coaching, không ai nhìn giúp xem họ đang sai ở đoạn nào trong quy trình bán hàng. Người giỏi thì vẫn ổn, người trung bình thì cứ dính mãi ở mức mấp mé, không bật lên được.
Phương án này tốt hơn cách quản lý hoàn toàn bằng cảm tính, nhưng vẫn thiếu một thứ quan trọng: một hệ thống theo dõi xuyên suốt hành trình sales, chứ không chỉ chụp ảnh cuối tháng.
Quản lý team sales bằng dữ liệu – form, biểu mẫu và phần mềm CRM
Đây là bước mà nhiều chủ doanh nghiệp ngại nhất, nhưng lại là bước tạo ra sự khác biệt thật sự. Thay vì chỉ hỏi miệng, thay vì chỉ xem kết quả doanh số, bạn bắt đầu theo dõi cả quá trình bán hàng của đội ngũ qua form, biểu mẫu hoặc phần mềm CRM.
Ý tưởng rất đơn giản: mọi cơ hội bán hàng đều được đi qua một “đường ray” chung. Mỗi nhân viên sales không chỉ “tự nhớ” mình đang chăm khách nào, mà phải cập nhật đầy đủ vào form hoặc CRM: tên khách, nguồn khách, giai đoạn đang ở đâu, đã gọi điện bao nhiêu lần, phản hồi của khách thế nào, lý do mất deal nếu thất bại.
Khi đó, cách bạn nhìn đội ngũ sẽ thay đổi hoàn toàn.
Bạn không chỉ biết tháng này mỗi người mang về bao nhiêu doanh số, mà còn biết họ đã tiếp cận bao nhiêu khách, tỉ lệ chuyển đổi từng bước ra sao. Ví dụ, một nhân sự có thể chốt tốt nhưng gặp vấn đề ở khâu lọc lead, trong khi một người khác có rất nhiều cuộc gọi nhưng lại chốt rất ít. Mỗi người cần một dạng hỗ trợ khác nhau, và bạn chỉ nhìn ra điều đó khi có dữ liệu.
Form biểu mẫu hoặc phần mềm CRM cũng giúp bạn trả lời những câu hỏi quan trọng mà trước giờ bạn chỉ đoán:
Doanh số đang tụt vì thị trường khó hay vì đội sales giảm số lượng cuộc gọi mỗi ngày?
Kênh nào mang lại khách hàng chất lượng nhất?
Giai đoạn nào trong quy trình chăm sóc khách là chỗ “rụng” nhiều nhất?
Những câu hỏi này, nếu chỉ dựa vào trí nhớ của nhân viên hoặc cảm giác của bạn, gần như không thể trả lời chính xác.
Nhiều chủ doanh nghiệp nghĩ rằng “CRM là thứ dành cho công ty lớn”. Thực tế, một bảng tính Google Sheets được thiết kế tốt, với các cột thông tin rõ ràng, cũng đã là một dạng CRM tối giản. Quan trọng không phải là bạn dùng phần mềm gì, mà là bạn bắt đầu tư duy theo hướng: mọi hoạt động bán hàng đều phải ghi nhận, đo lường và có thể phân tích được.
Khi bạn áp dụng form hoặc CRM một cách nghiêm túc, bạn sẽ thấy một điều thú vị: team sales tự nhiên trở nên chuyên nghiệp hơn. Nhân viên không thể “nói cho vui” về việc mình bận, vì dữ liệu đã nói thay. Những cuộc họp sales không còn là nơi cãi nhau, đổ lỗi, mà trở thành nơi cùng nhau nhìn vào con số và bàn cách cải thiện tỉ lệ ở từng bước.
Và quan trọng nhất, bạn – với tư cách chủ doanh nghiệp – không cần ngồi kè kè bên cạnh từng người. Bạn chỉ cần mở form, mở CRM lên là biết ai đang làm tốt, ai đang bị kẹt, cả đội đang đi đúng hướng hay lệch pha.
Kết
Quản lý team sales không chỉ là chuyện thúc ép nhân viên chạy chỉ tiêu. Đó là câu chuyện của mô hình quản lý. Bạn có thể chọn cách làm tất cả bằng miệng, hoặc nâng lên một chút bằng hệ thống chỉ tiêu thưởng phạt. Nhưng nếu bạn muốn thật sự bước ra khỏi vai “khổ chủ” lúc nào cũng phải hò hét, bạn cần một phương án chuyên nghiệp hơn: quản lý đội ngũ bán hàng bằng dữ liệu, thông qua form, biểu mẫu và phần mềm CRM.
Khi bạn nhìn được toàn bộ bức tranh, bạn sẽ biết cần tuyển thêm ai, cần đào tạo ai, cần chỉnh quy trình chỗ nào. Lúc đó, doanh số không còn là chuyện may rủi hay “hên xui tháng này anh em có cố không”, mà trở thành kết quả tự nhiên của một hệ thống đang vận hành đúng.
Và đó mới là cách để bạn xây một đội ngũ bán hàng thật sự mạnh, chứ không chỉ là một nhóm người đang cố gắng một cách rời rạc.
Leave a Reply